DVS Avilys
Dokumentų ir procesų valdymo sistema „Avilys“
Mažiau popieriaus, daugiau tvarkos!
Įsivaizduokite programinę įrangą, kuri leidžia centralizuotai kaupti visus organizacijoje sukuriamus bei gaunamus dokumentus, įgalina nepasimesti tarp skirtingų jų versijų ir redakcijų, elektroniniu būdu juos derinti, vizuoti ir pasirašyti, patvirtinti pasirašymą elektroniniu parašu, automatiškai nukreipti ir nusiųsti reikiamus elektroninius dokumentus jų adresatams. Įsivaizduokite, kad ši programinė įranga kiekvienam darbuotojui padeda per daug trumpesnį laiką atlikti praktiškai visus su dokumentais susijusius veiksmus (parengti, redaguoti, išsaugoti, archyvuoti) ir leidžia sutaupyti dokumentų spausdinimui bei tvarkymui skirtas išlaidas. Įsivaizduokite, kad darbuotojui nereikia žinoti, kas iš dokumentus derinančių asmenų atostogauja ir nusiųstus derinti dokumentus gali suderinti sistemoje įvestas pavaduojantis asmuo, o iš atostogų grįžęs kolega gali susipažinti su pavaduojančio asmens nuveiktais darbais. | Įsivaizduokite, kad dokumentus galima greitai surasti ir susipažinti su juose esančia informacija bet kuriuo metu, kai tai yra reikalinga, o dokumentais ir juose esančia informacija gali naudotis tik tie asmenys, kuriems jie skirti. Įsivaizduokite, kad šia programine įranga paprasta naudotis, o ji suteikia galimybę atlikti įvairiapusę analizę. Visa tai ir dar daugiau atlikti padeda dokumentų ir procesų valdymo sistema „Avilys“. |
 | Giedrė ŠakėnienėPardavimo projektų vadovė |
Dokumentų valdymo sistema „Avilys“ padeda įvairaus dydžio viešojo sektoriaus bei verslo organizacijoms atlikti šias funkcijas: saugoti ir archyvuoti dokumentus, registruoti ir nukreipti dokumentus, rengti ir derinti dokumentų projektus bei sutartis, valdyti užduotis, projektus, resursus, pirkimus ir konsultacijų teikimą, organizuoti posėdžius, teikti elektronines paslaugas, o taip pat grafiškai modeliuoti dokumentų rengimo procesus. „Avilyje“ yra galimybė pasirašyti dokumentus el. parašu pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus reikalavimus ir patogiai priimti, registruoti bei perskaityti elektroninius dokumentus ADOC ir PDF formatais. Sistemos naudotojai prie sistemos jungiasi per interneto naršyklę. Sistemoje „Avilys“ naudojami įrankiai - atvirojo kodo (Open Source) programinė įranga bei paplitusios duomenų bazių valdymo sistemos tokios, kaip „Oracle", „PostgreSQL".
DVS „Avilys“ gali būti naudojama kaip:
- savarankiška sistema, padedanti valdyti visą organizacijos dokumentų gyvavimo ciklą - nuo dokumentų sukūrimo iki archyvavimo;
- į pagrindines organizacijos sistemas integruota „backend“ sistema, padedanti šioms sistemoms atlikti dokumentų valdymo funkciją;
- organizacijos turinio valdymo platforma, skirta kurti specializuotas taikomąsias programas.
„Avilys“ - tai:
|
|
DVS „Avilys“ privalumai:
- El. dokumentų ir el. parašo funkcionalumas (pasirašymas naudojant mobilų ar lokalų įrenginį, Smart-ID priemonę)
- Išorinio pasirašymo funkcionalumas ("Avilyje" paruoštas dvišalis ADOC ar PDF dokumentas siunčiamas pasirašyti kitai šaliai per nuorodą į išorinę svetainę ir pasirašytas dokumentas automatiškai įsikelia "Avilyje")
- Pavadavimas ir dokumentų perdavimas
- Centralizuotas saugojimas ir archyvavimas
- Automatizuoti derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo procesai
- Masiniai veiksmai su dokumentais (masinis skenavimas, nukreipimas, susiejimas, vizavimas ir pasirašymas, įkėlimas į sistemą, užduočių skyrimas ir uždarymas, duomenų keitimas)
- Grafinis vidinių procesų modeliavimas (procesų šablonai, drag-and-drop principas)
- Veiksmų istorija ir versijų atsekamumas
- Pilnatekstė dokumentų paieška, paieškos rezultatų eksportas, personalizuotos paieškos
- Optinio simbolių atpažinimo (OCR) galimybė
- Automatinis turinio failų formato konvertavimas
- Lanksčios integravimo su išorinėmis sistemomis galimybės (e. pristatymo sistema, personalo ir finansų valdymo sistemomis, teisės aktų registru, el. archyvo informacine sistema, kt.)
- Ataskaitos (ataskaitų ruošiniai, įvairūs ataskaitų formatai, periodinės ataskaitos el. paštu)
- Daugiaplatformė architektūra
- Paprastas sistemos administravimas
- Sistemos veikimo stebėsenos įrankis
- Sustiprintas saugumas (dokumentų viešumo ir naudotojų slaptumo lygiai, organizacijos padalinių ir darbuotojų matomumo ribojimas, įspėjimai apie įslaptintų dokumentų eksportavimą)
Pagrindiniai moduliai:
Centralizuotas dokumentų saugojimas ir archyvavimas
| Dokumentų valdymas
|
Užduočių valdymas
| Sutarčių valdymas
|
Posėdžių organizavimas
| Elektroninių paslaugų valdymas
|
Kiti funkcionalumai:
- El. dokumentai ir el. parašas (el. dokumentų priėmimas, tikrinimas ir registravimas, rengimas, derinimas ir pasirašymas el. parašu)
- El. dokumentų pasirašymas su išoriniais kontaktais (dvišalių ADOC ar PDF dokumentų, pvz. sutarčių ir jos priedų, pasirašymas el. parašu)
- Periodinės priminimų ataskaitos (apie neįvykdytas užduotis, kt.)
- Galimybė sąskaitas faktūras derinantiems asmenims pildyti dalį dokumento informacijos, atlikti sąskaitų faktūrų suderinimą ir patvirtinimą prieš jas registruojant ar po registracijos
- Pirkimų informacijos valdymas (pirkimo paraiškos rengimas ir derinimas)
- Resursų valdymas (posėdžių salių, automobilių, konferencijų įrangos, kt.)
- Projektų valdymas (projekto registravimas, dokumentų susiejimas, užduoties skyrimas projekto komandai)
- Konsultacijų valdymas (informacijos apie konsultacijas administravimas ir konsultacijų teikimas, konsultacijų užsakymas)
- Teisės aktų valdymas (rengimas, derinimas, publikavimas)
- Mokymų plano sudarymas, derinimas, tvirtinimas, registracija į mokymus, mokymų kortelė su dalyvių sąrašu, mokymų programa, medžiaga ar kita susijusia informacija
- Asmens duomenų kortelė su naudotojo informacija: komandiruotės, atostogos, leidimai, kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai, priminimai apie besibaigiantį tam tikros informacijos/dokumentų galiojimo terminą
Klientai:
|
|
„Avilys SDP“ - tai turinio valdymo (ECM) platforma, kuri apima metodus ir įrankius, naudojamus užfiksuoti, valdyti, įrašyti, išsaugoti ir pateikti informaciją, dokumentus ir duomenis, susijusius su organizacijos veiklos procesais, bei kurios pagalba galima konfigūruoti ir kurti naujus modulius bei taikomąsias programas įvairiems su organizacijos veiklos procesais susijusiems funkcionalumams įgyvendinti.
Daugiau informacijos meniu „Sprendimai“ skiltyje „Turinio valdymas“.