Pasirinkite regioną
  • Asseco South Eastern Europe
  • Albania
  • Bosnia and Hercegovina
  • Bulgaria
  • Croatia
  • Kosovo
  • Macedonia
  • Moldova
  • Montenegro
  • Romania
  • Serbia
  • Slovenia
  • Turkey
lt
Dokumentų valdymas

DVS Avilys

Dokumentu valdymas, rengimas ir saugojimas

Dokumentų ir procesų valdymo sistema „Avilys“

Mažiau popieriaus, daugiau tvarkos!

Įsivaizduokite programinę įrangą, kuri leidžia centralizuotai kaupti visus organizacijoje sukuriamus bei gaunamus dokumentus, įgalina nepasimesti tarp skirtingų jų versijų ir redakcijų, elektroniniu būdu juos derinti, vizuoti ir pasirašyti, patvirtinti pasirašymą elektroniniu parašu, automatiškai nukreipti ir nusiųsti reikiamus elektroninius dokumentus jų adresatams.

Įsivaizduokite, kad ši programinė įranga kiekvienam darbuotojui padeda per daug trumpesnį laiką atlikti praktiškai visus su dokumentais susijusius veiksmus (parengti, redaguoti, išsaugoti, archyvuoti) ir leidžia sutaupyti dokumentų spausdinimui bei tvarkymui skirtas išlaidas.

Įsivaizduokite, kad darbuotojui nereikia žinoti, kas iš dokumentus derinančių asmenų atostogauja ir nusiųstus derinti dokumentus gali suderinti sistemoje įvestas pavaduojantis asmuo, o iš atostogų grįžęs kolega gali susipažinti su pavaduojančio asmens nuveiktais darbais.

Įsivaizduokite, kad dokumentus galima greitai surasti ir susipažinti su juose esančia informacija bet kuriuo metu, kai tai yra reikalinga, o dokumentais ir juose esančia informacija gali naudotis tik tie asmenys, kuriems jie skirti.

Įsivaizduokite, kad šia programine įranga paprasta naudotis, o ji suteikia galimybę atlikti įvairiapusę analizę.

Visa tai ir dar daugiau atlikti padeda dokumentų ir procesų valdymo sistema „Avilys“.


DVS „Avilys“ bukletas


Dokumentų valdymo sistema „Avilys“ padeda vidutinėms ir didelėms viešojo sektoriaus bei verslo organizacijoms atlikti šias funkcijas: saugoti ir archyvuoti dokumentus, registruoti ir nukreipti dokumentus, rengti ir derinti dokumentų projektus bei sutartis, valdyti užduotis, projektus, resursus, pirkimus ir konsultacijų teikimą, organizuoti posėdžius, teikti elektronines paslaugas, o taip pat grafiškai modeliuoti dokumentų rengimo procesus. „Avilyje“ yra galimybė pasirašyti dokumentus el. parašu pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus reikalavimus ir patogiai priimti, registruoti bei perskaityti elektroninius dokumentus ADOC ir PDF formatais. Sistemos naudotojai prie sistemos jungiasi per interneto naršyklę. Sistemoje „Avilys“ naudojami įrankiai - atvirojo kodo (Open Source) programinė įranga bei paplitusios duomenų bazių valdymo sistemos tokios, kaip „Oracle", „MS SQL", „IBM DB2“, „MaxDB".

„Avilys“ - tai:

 
  • Centralizuotas dokumentų saugojimas ir archyvavimas
  • Dokumentų valdymas
  • Užduočių valdymas
  • Sutarčių valdymas
  • Posėdžių organizavimas
  • Teisės aktų valdymas
  • Pirkimų informacijos valdymas
 
 
  • Konsultacijų valdymas
  • Resursų valdymas
  • Projektų valdymas
  • Elektroninių paslaugų valdymas
  • Periodinės priminimų ataskaitos
  • Lanksčios ir sklandžios integravimo galimybės
 

 DVS „Avilys“ privalumai:

Sprendimas paprastam dokumentų valdymui

  • El. dokumentų ir el. parašo funkcionalumas
  • Pavadavimas ir dokumentų perdavimas
  • Centralizuotas saugojimas ir archyvavimas
  • Automatizuoti derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo procesai
  • Masiniai veiksmai su dokumentais (masinis skenavimas, nukreipimas, susiejimas, vizavimas ir pasirašymas, įkėlimas į sistemą, užduočių skyrimas ir uždarymas, duomenų keitimas)
  • Grafinis vidinių procesų modeliavimas (procesų šablonai, drag-and-drop principas)
  • Veiksmų istorija ir versijų atsekamumas
  • Pilnatekstė dokumentų paieška, paieškos rezultatų eksportas, personalizuotos paieškos
  • Optinio simbolių atpažinimo (OCR) galimybė
  • Automatinis turinio failų formato konvertavimas
  • Lanksčios integravimo su išorinėmis sistemomis galimybės (e. pristatymo sistema, personalo ir finansų valdymo sistemomis, teisės aktų registru, el. archyvo informacine sistema, kt.)
  • Ataskaitos (ataskaitų ruošiniai, įvairūs ataskaitų formatai, periodinės ataskaitos el. paštu)
  • Daugiaplatformė architektūra
  • Paprastas sistemos administravimas
  • Sistemos veikimo stebėsenos įrankis
  • Sustiprintas saugumas (dokumentų viešumo ir naudotojų slaptumo lygiai, organizacijos padalinių ir darbuotojų matomumo ribojimas, įspėjimai apie įslaptintų dokumentų eksportavimą)

Pagrindiniai moduliai:

Centralizuotas dokumentų saugojimas ir archyvavimas

  • Dokumentų saugojimas vienoje vietoje
  • Senų duomenų archyvavimas
  • Neaktualių archyvuotų duomenų šalinimas
  • Ataskaitos
  • Įvairios paieškos galimybės
 

Dokumentų valdymas

  • Gaunamų, siunčiamų bei vidaus dokumentų registravimas
  • Dokumentų klasifikavimas
  • Dokumentų rengimas, derinimas, vizavimas, pasirašymas ir tvirtinimas
  • Ruošiniai dokumentams rengti
  • Sudėtingų ir didelės apimtis dokumentų rengimas (grupinis darbas)
  • Dokumentų susiejimas
  • Optinis simbolių atpažinimas (OCR)
  • Automatinio registracijos spaudo funkcija
  • Tiesioginis skenavimas, įkėlimas iš el. laiško
 

Užduočių valdymas

  • Užduočių skyrimas
  • Pavadavimas (darbų perdavimas pavaduojančiam kolegai)
  • Užduočių vykdymo kontrolė
  • Tarpiniai užduoties vykdymo rezultatai
  • Priminimai ir įspėjimai
  • Galimybė automatiškai uždaryti užduotį
 

Sutarčių valdymas

  • Sutarčių rengimas, derinimas, vizavimas ir pasirašymas
  • Ruošiniai sutartims ruošti
  • Sutarčių ir kitų dokumentų susiejimas
  • Sutarties etapų valdymas
  • Sutarties vertės, datos, būsenos
  • Priminimai
  • Versijų atsekamumas
  • Veiksmų istorija
  • Proceso seka (automatizavimas)
 

Posėdžių organizavimas

  • Svarstytinų klausimų pateikimas
  • Darbotvarkės sudarymas ir derinimas
  • Dalyvių pakvietimas ir supažindinimas su posėdžio informacija
  • Posėdžio protokolavimas
 

Elektroninių paslaugų valdymas

  • Paslaugų aprašymų valdymas ir publikavimas
  • Informacijos, susijusios su paslaugų teikimu, publikavimas
  • Paslaugų paraiškų duomenų perdavimas į DVS vykdymui
  • Paslaugos vykdymo būsenos pateikimas iš DVS paslaugos gavėjui
  • Paslaugos įvykdymo rezultatų iš DVS pateikimas
 

Kiti funkcionalumai:

Optimizuokite dokumentų valdymą!

  • El. dokumentai ir el. parašas (el. dokumentų priėmimas, tikrinimas ir registravimas, rengimas, derinimas ir pasirašymas el. parašu)
  • Periodinės priminimų ataskaitos (apie neįvykdytas užduotis, kt.)
  • Pirkimų informacijos valdymas (pirkimo paraiškos rengimas ir derinimas)
  • Resursų valdymas (posėdžių salių, automobilių, konferencijų įrangos, kt.)
  • Projektų valdymas (projekto registravimas, dokumentų susiejimas, užduoties skyrimas projekto komandai)
  • Konsultacijų valdymas (informacijos apie konsultacijas administravimas ir konsultacijų teikimas, konsultacijų užsakymas)
  • Teisės aktų valdymas (rengimas, derinimas, publikavimas)

Klientai:

 
  • Ignalinos atominė elektrinė
  • Lietuvos bankas
  • Vilniaus, Klaipėdos, Panevėžio, Alytaus, Šiaulių miestų savivaldybės
  • Biržų, Pakruojo, Šiaulių, Zarasų rajonų savivaldybės
  • LR Vyriausybės kanceliarija
  • LR krašto apsaugos ministerija
  • LR susisiekimo ministerija
  • LR teisingumo ministerija
  • LR užsienio reikalų ministerija
  • LR vidaus reikalų ministerija
  • Policijos departamentas
  • Informacinės visuomenės plėtros komitetas
  • Lietuvos Respublikos transporto priemonių draudikų biuras
  • Transporto investicijų direkcija
  • Klaipėdos valstybinio jūrų uosto direkcija
 
 
  • Lietuvos nacionalinė M. Mažvydo biblioteka ir kelios viešosios bibliotekos
  • Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
  • Vilniaus universitetas
  • Kultūros paveldo departamentas
  • Nacionalinis muziejus Lietuvos Didžiosios kunigaikštystės valdovų rūmai
  • Nacionalinė žemės tarnyba
  • Valstybinė geležinkelio inspekcija
  • Valstybinė kelių transporto inspekcija
  • Valstybinė mokesčių inspekcija
  • Valstybinė teritorijų planavimo ir statybos inspekcija
  • Valstybinis patentų biuras
  • Žemės ūkio informacijos ir kaimo verslo centras
  • „Akropolis grupė"
 

Per pastaruosius metus sekdami naudotojų poreikius sukūrėme naują dokumentų ir procesų valdymo sistemos „Avilys“ versiją 3.2, kurią papildėme naujais moduliais ir patobulinome esamus funkcionalumus.

Šioje versijoje galėsite patogiai pateikti teisės aktus į Teisės aktų registrą, tvarkyti ir derinti su valstybės archyvu dokumentacijos planą, registrų ir bylų apyrašų sąrašą, teikti elektronines paslaugas, valdyti viešuosius pirkimus, resursus, projektus, konsultacijų teikimą, parengti didelės apimties dokumentus, o taip pat grafiškai modeliuoti dokumentų rengimo procesus.

 3.2 versijos naujovių aprašymas

Nauji „Avilio“ moduliai:

Avilys 3.2 - el. paslaugos, viešųjų pirkimų, resursų, projektų valdymas

  • Dokumentų valdymo priežiūra
  • Sudėtingų dokumentų turinio rengimas
  • Periodinės priminimų ataskaitos
  • Grafinis procesų modeliavimas
  • Elektroninės paslaugos
  • Viešieji pirkimai
  • Resursų valdymas
  • Projektų valdymas
  • Konsultacijų valdymas

Esamo funkcionalumo tobulinimas:

  • Bendra: paieškos rezultatų eksportas, tiesioginės nuorodos į kontaktus, ...
  • Registruoti dokumentai: masinis nukreipimas rezoliucijai, galimybė kopijuoti dokumentą, ...
  • Užduočių valdymas: masinis rezoliucijos rašymas, galimybė vesti tarpinius užduoties rezultatus, nurodyti užduoties prioritetą, ...
  • Dokumentų projektai (rengiamieji dokumentai): galimybė nurodyti derinimo terminą, įspėjimai bandant redaguoti pasirašytą dokumentą, ...
  • Sutarčių valdymas: priminimai apie sutarties etapų pabaigos artėjimą ir neužbaigtą etapą, užduočių ir rezoliucijų rašymas sutartims, ...
  • Integracinės sąsajos: integracija su e. pristatymo sistema, teisės aktų registru, elektroninio archyvo sistema, ...
  • Ataskaitos: vėluojančios neįvykdytos užduotys, neatsakytų dokumentų sąrašas, parengtų sutarčių statistikos ataskaita, ...
  • Sistemos administravimas: masinis teisių pridėjimas ir atėmimas, galimybė kurti dokumento peržiūros ir redagavimo formą kiekvienam šablonui, ...
  • Sistemos veikimo optimizavimas, saugumo gerinimas: dokumentų viešumo ir naudotojų slaptumo lygiai, įspėjimai apie įslaptintų dokumentų eksportavimą, ...

„Avilys SDP“ - tai turinio valdymo (ECM) platforma, kuri apima metodus ir įrankius, naudojamus užfiksuoti, valdyti, įrašyti, išsaugoti ir pateikti informaciją, dokumentus ir duomenis, susijusius su organizacijos veiklos procesais, bei kurios pagalba galima konfigūruoti ir kurti naujus modulius bei taikomąsias programas įvairiems su organizacijos veiklos procesais susijusiems funkcionalumams įgyvendinti.

Daugiau informacijos meniu „Sprendimai“ skiltyje „Turinio valdymas“.