Pasirinkite regioną
  • Asseco South Eastern Europe
  • Albania
  • Bosnia and Hercegovina
  • Bulgaria
  • Croatia
  • Kosovo
  • Macedonia
  • Moldova
  • Montenegro
  • Romania
  • Serbia
  • Slovenia
  • Turkey
lt
Turinio valdymas

Avilys SDP

Turinio valdymo platforma „Avilys SDP“

„Avilys SDP“ (SDP - System Development Platform) - tai turinio valdymo (ECM) platforma, kuri apima metodus ir įrankius, naudojamus užfiksuoti, valdyti, įrašyti, išsaugoti ir pateikti informaciją, dokumentus ir duomenis, susijusius su organizacijos veiklos procesais, bei kurios pagalba galima konfigūruoti ir kurti naujus modulius bei taikomąsias programas įvairiam su organizacijos veiklos procesais susijusiam funkcionalumui įgyvendinti.


„Avilys SDP“ turinio valdymo platformos funkcionalumas:

1. Turinio ir dokumentų apdorojimas. „Avilys SDP“ suteikia galimybę įvesti, tvarkyti, apdoroti, saugoti ir pateikti nestruktūrizuotus, iš dalies ar visiškai struktūrizuotus duomenis ir jų turinį (failus). Platformoje galima sukurti naujus modulius, kuriuose realizuojamos konkrečios organizacijos veiklai naudojamos duomenų esybės ir veiklos procesai.

Turinio valdymasDuomenų esybes sudaro struktūrizuota informacija ir nestruktūrizuotas turinys. Struktūrizuota informacija apibrėžiama skirtingo tipo atributais (pvz., tekstas, skaičius, data, laikas, loginė reikšmė, vidinis ar išorinis kontaktas, dokumento rūšis, būsena, klasifikatoriaus reikšmė, tezauro reikšmė, publikavimo šaltiniai, chronologija ir kita). Nestruktūrizuoto turinio (turinio failų) gali nebūti arba jis gali susidėti iš vieno ar kelių failų. Galima nurodyti turinio tipą - klasifikatoriaus reikšmę, žyminčią, ką failas reiškia (pvz., pagrindinis turinio failas, priedas, skenuotas originalas), suteikti pavadinimą, kitus apibrėžtus atributus.

Tam tikro tipo dokumentai gali būti apibrėžti kaip atskiros esybės, turinčios savus metaduomenis, savo gyvavimo ciklą, apibrėžtus ir nustatytomis sąlygomis bei prieigos teisėmis valdomus veiksmus („Avilys SDP“ naudoja integruotus darbų sekų ir BPM procesų variklius). Dokumentai ir kitos duomenų esybės gali būti tarpusavyje siejami skirtingais ryšių tipais, tokiu būdu apibrėžiant organizacijos veiklai reikalingą duomenų esybių ir veiklos logikos modelį.

„Avilys SDP“ leidžia apibrėžti nestruktūrizuotų duomenų įvedimą per tam tikras įvedimo formas arba automatiškai iš išorinių šaltinių: failų sistemos, el. pašto dėžutės, FTP, Lietuvos pašto E. pristatymo sistemos ar kitų šaltinių, realizuojant atitinkamus duomenų importavimo adapterius. Gali būti įkeliami elektroninės terpės dokumentai (ADOC, PDF-LT el. dokumentai, „Microsoft Office“, „OpenOffice“ dokumentai, PDF, TIFF/JPEG/PNG ir kitų turinio formatų failai), popierinių dokumentų skenuoti vaizdai (PDF, paveikslėlių ar kitais formatais). Iš formoje įvedamų duomenų formuojamas turinys, tam naudojant „Microsoft Word“, „OpenOffice Writer“ formato dokumentų turinio užpildymo metaduomenimis pagal žymes (angl. bookmarks) technologiją.

Dokumentų valdymas2. Popierinių dokumentų skaitmenizavimas. „Avilys SDP“ turi realizuotas sąsajas su vaizdo gavimo standartą (TWAIN) palaikančiais skeneriais, suteikiančiais galimybę įvesti į sistemą skenuoto popierinio dokumento vaizdą PDF ar TIFF/JPEG/PNG paveikslėlio formatais. Dideliam skaičiui dokumentų apdoroti numatytos automatizuotos dokumentų importavimo iš failų sistemos ar FTP priemonės.

3. Skaitmenizuoto teksto optinis atpažinimas. „Avilys SDP“ turi galimybę per integruotą turinio failų transformavimo komponentę naudoti papildomas išorines teksto atpažinimo (OCR) programinės įrangos priemones, kuriomis galima atlikti PNG, JPEG, TIFF, PDF formato failų tekstinį atpažinimą, rezultatą išsaugant PDF su teksto informacija formatu. PDF su tekstine informacija turinys yra indeksuojamas paieškai.

4. Duomenų įvedimo kontrolė, kategorizavimas, klasifikavimas. Tam, kad į sistemą įkelti duomenys būtų tinkamai sutvarkyti ir lengvai surandami, atliekant įvairius veiksmus su apibrėžtomis esybėmis ir dokumentais naudojama prie konkrečios organizacijos veiklos procesų priderinta duomenų įvedimo kontrolė. Administravimo priemonėmis sukonfigūruojamos loginės patikros ir/ar duomenų koregavimo taisyklės, padedančios sistemos naudotojams išvengti klaidų. Platforma leidžia apibrėžti duomenų kategorizavimui reikalingus klasifikatorius, juos laikui bėgant papildyti naujais įrašais, išjungiant nebereikalingų įrašų naudojimą, sudarant hierarchinius klasifikatorius. Duomenų klasifikavimui yra galimybė prijungti daug įrašų ir hierarchinę struktūrą turinčius klasifikatorius – daugiakalbius tezaurus, kaip EUROVOC.

Duomenų valdymas5. Duomenų indeksavimas „Avilys SDP“ atliekamas tiek saugomam failų turiniui („Microsoft Office“, „OpenOffice“ redaktorių formatų, PDF su tekstine informacija, TXT, HTML formato failams), tiek metaduomenims. Palaikomos duomenų indeksavimo ir paieškos sistemos: duomenų bazės indeksinės lentelės (ši paieška dažniausiai naudojama veiklos logikoje ir ataskaitoms generuoti, naudojant specializuotus DB indeksus), „Apache Solr“ arba „Microsoft FAST“ indeksai. Turiniui iš failų ištraukti naudojami integruoti atvirojo kodo komponentai: „Apache Tika“, „Apache POI“, „Apache PDFBox“ ir kiti. Metaduomenų indeksavimas reliacinėse duomenų bazės lentelėse atliekamas duomenų įrašymo metu, užtikrinant, kad veiklos logikoje nauji duomenys dalyvauja iškart po duomenų atnaujinimo. Turinio bei metaduomenų indeksavimas išoriniuose tekstiniuose indeksuose atliekamas atskirais procesais asinchroniškai, o tai reiškia, kad failų turinio indeksavimas neįtakoja duomenų įvedimo ir atnaujinimo greitaveikos.

6. Dokumentų valdymas. „Avilys SDP“ dokumentų valdymo funkcionalumas yra realizuotas per dokumentų ir procesų valdymo sistemos „Avilys“ funkcionalumą. Sistema įgalina keistis elektroniniais dokumentais, pasirašytais kvalifikuotu el. parašu. Realizuotas visas valstybės įstaigų ir įmonių gaunamų bei rengiamų dokumentų gyvavimo ciklas nuo jų projektų rengimo, derinimo, vizavimo, pasirašymo, tvirtinimo ir registravimo, saugojimo teikimo iki jų archyvavimo, perdavimo į valstybės archyvus ir naikinimo. Platforma teikia tokias standartines darbo su dokumentais funkcijas, kaip dokumento išsegimas (neleidžiant keliems asmenims tuo pačiu metu modifikuoti to paties dokumento, taip išvengiant informacijos praradimo), įsegimas su galimybe sukurti naują dokumento versiją arba pakeisti versijos duomenis. Dokumentams yra realizuotas automatinis versijų kūrimas, taip pat numatyta galimybė sukonfigūruoti, kokiu periodiškumu ir kokiam laikotarpiui pasibaigus šalinamos tarpinės dokumentų versijos.

7. Įrašų valdymas. „Avilys SDP“ realizuotas teisės aktų reglamentuojamas dokumentų bei kitų įrašų valdymas, jų saugojimas ir naikinimas. Ilgą laiką saugomi dokumentai skirstomi į bylas, kurioms nustatomi skirtingi bylų užbaigimo laikotarpiai. Užbaigus bylą, dokumentai perskirstomi pagal saugojimo laikotarpius ir archyvuojami, padarant juos nebeprieinamais bendroje dokumentų paieškoje, tačiau surandamus, nurodžius požymį „Ieškoti archyve“. Pasibaigus bylų saugojimo laikotarpiui, dokumentai dar kartą perskirstomi, o dokumentai, kurių terminas pasibaigęs, naikinami.

Įrašų valdymas

8. Elektroninio pašto valdymas. „Avilys SDP“ turi galimybę prijungti vieną ar kelias el. pašto dėžutes bei E. pristatymo sistemos dėžutę, iš kurių nuskaitomi elektroniniai laiškai su galimais prie jų prisegtais failais bei elektroniniais dokumentais, ir jie importuojami į sistemą kaip sukonfigūruoto šablono dokumentai. Fiksuojamas laiško gavimo laikas, el. pašto/E. pristatymo dėžutės adresas, antraštė, laiško turinys ir prie jo prisegti failai. Pagal el. pašto adresą bandomas atpažinti sistemoje registruotas siuntėjas, dokumento šablone nurodomas dokumento gavėjas. Priklausomai nuo konfigūracijos, gautasis dokumentas perduodamas registruoti nurodytam asmeniui arba automatiškai užregistruojamas sistemoje. Jeigu tarp el. laiške esančių failų yra vienas ar keli ADOC ar PDF-LT formato dokumentai, kiekvienas iš jų yra sukuriamas kaip atskiras gautas el. dokumentas, kuris susiejamas su pagrindiniu iš el. laiško sukurtu dokumentu. Realizuotos galimybės persiųsti kitiems adresatams dokumentą ir jo turinį el. paštu arba per E. pristatymo sistemą.

9. Internetinio turinio valdymas. „Avilys SDP“ darbo vieta pasiekiama naudojant naršyklę, todėl internetinio turinio valdymas yra integruotas į sistemos funkcionalumą. Platformos greitojo taikomųjų programų kūrimo (angl. Rapid application development, RAD) įrankis padeda greitai sukurti sistemoje saugomų duomenų esybių kūrimo, atvaizdavimo ir paieškos formas. Jeigu numatomas duomenų skelbimas internete, paprastai tam yra kuriamas atskiras išorinis portalas. Siekiant apsaugoti informacinę sistemą nuo išorės poveikio ir kad išorinio portalo apkrova neįtakotų vidinių sistemų darbo, „Avilys SDP“ turi galimybę replikuoti į išorinę duomenų bazę viešai skelbtinus duomenis pagal apibrėžtas ir sistemoje sukonfigūruotas taisykles, duomenų replikavimo procesą inicijuojant iš vidinės sistemos. Taip padidinama IS sauga, nes įsilaužus į išorinį portalą nebus jokių galimybių įtakoti viduje esančių sistemų ir gauti prieigą prie konfidencialių duomenų. Išoriniame portale sugadinta duomenų bazė gali būti atkurta iš atsarginės kopijos ir pakartotinai replikuotų vidinės duomenų bazės duomenų. Išoriniai portalai paprastai kuriami SOA architektūros pagrindu - turinys interneto tinklalapiui teikiamas per  žiniatinklio (angl. Web Services) paslaugas.

10. Skaitmeninio turinio valdymas. „Avilys SDP“ yra pritaikyta toje pačioje saugykloje saugoti bet kokį turinį ir jo metaduomenis, nepriklausomai, ar tai yra dokumentas, vaizdo/garso failas, atvaizdas ar kt. Platforma turi integruotą failų konvertavimo komponentą, kuris leidžia automatiškai konvertuoti apibrėžtus turinio formatus į publikavimui ir peržiūrai internete skirtus formatus (pvz., HTML, PDF). Realizuotos galimybės naudotojams interneto naršyklėje peržiūrėti įvairių formatų turinį, nenaudojant specialių programų.

11. Saugyklos. „Avilys SDP“ metaduomenis saugo reliacinėje duomenų bazėje, o dvejetainius failus gali saugoti, priklausomai nuo konfigūracijos, reliacinėje duomenų bazėje arba failų sistemos kataloge. Duomenų paieškoms realizuoti kuriami tekstiniai „Apache Solr 4“ ar „Microsoft FAST“ paieškos indeksai.

12. Turinio integravimas. „Avilys SDP“ leidžia kurti sąsajas su skirtingomis išorinėmis duomenų bazėmis ir išorinių duomenų teikėjų informacinėmis sistemomis, integruoti išorėje esančius duomenis į veiklos procesus ir tokiu būdu naudoti iš skirtingų šaltinių gaunamą informaciją taip, tarsi ji būtų vienoje saugykloje.

13. Duomenų migravimas. „Avilys SDP“ turi galimybę perkelti duomenis iš einamųjų duomenų bazių į archyvines duomenų bazes, kopijuoti ar perkelti vienoje duomenų bazėje saugomus duomenis į kitą duomenų bazę, užtikrinant perkeliamų duomenų vientisumą ir sudarant galimybę archyvuoti bei paskirstyti saugomus duomenis. Duomenų eksportavimo ir importavimo įrankiai leidžia migruoti duomenis iš/į kitas informacines sistemas.

14. Duomenų paieška, ištraukimas. „Avilys SDP“ teikia metaduomenų ir turinio indeksavimo bei paieškos priemones (paprasta vieno lauko paieška, išplėstinė paieška su įvairiais metaduomenų filtrais ir loginiais operatoriais, paieška su specialiais simboliais). Duomenų ištraukimui iš saugyklos pakanka žinoti unikalų saugomo objekto identifikatorių. Teikiamas duomenų paieškos ir ištraukimo funkcionalumas per žiniatinklio paslaugas (SOAP, REST, XML/HTTP).

15. Duomenų jungimas. „Avilys SDP“ failų turinio konvertavimo priemonės teikia metaduomenų įstatymo į dokumento turinio šabloną funkcionalumą, leidžiantį generuoti dokumentus pagal formoje įvestus duomenis. Priemonės leidžia nurodyta tvarka sujungti kelis turinio failus į vieną PDF failą, sugeneruoti elektroninių dokumentų nuorašus PDF formatu.

16. Daugiakalbiškumas. „Avilys SDP“ leidžia keliomis skirtingomis kalbomis pateikti sukurtos taikomosios programos naudotojo sąsają. Sistemoje duomenys saugomi „Unicode UTF-8“ koduote. Apdorojant el. paštu gaunamus laiškus, kartu su turiniu išsaugoma el. laiške nurodyta turinio koduotė, leidžianti peržiūrėti turinį jo neiškraipant.

17. Personalizavimas. „Avilys SDP“ turi įdiegtą rolėmis paremtą prieigos kontrolės (angl. Role-based access control, RBAC) mechanizmą. Prieiga prie saugomų duomenų, veikla su jais ir paieška vykdoma griežtai pagal suteiktas prieigos teises. Naudotojams teikiamos pradinio puslapio meniu, paieškos kriterijų nustatymo ir kitos personalizavimo galimybės.

18. Publikavimas. „Avilys SDP“ priemonėmis galima suteikti prieigą prie duomenų tiems, kuriems reikia ir kokia forma jiems reikia: spausdinant, siunčiant el. paštu, E. pristatymo sistema, žiniatinklio ir kitomis duomenų mainų priemonėmis pateikiant originalų ar konvertuoto formato turinį ir kitus duomenis.

19. Duomenų apsauga. „Avilys SDP“ leidžia atlikti duomenų kūrimą, modifikavimą ir bet kokį veiksmą su jais, gauti prieigą prie saugomų duomenų, vykdyti paieškas, teikti ataskaitas  griežtai pagal naudotojams suteiktas prieigos teises. Teikiant duomenis internetu, naudojamas informacijos šifravimas TLS/SSL protokolu. Platformoje realizuotas elektroninio dokumento pasirašymo el. parašu funkcionalumas, apsaugantis gauto ar siunčiamo el. dokumento autentiškumą ir vientisumą. Esant poreikiui gali būti įjungtas „WS-Security“ kriptografijos naudojimas.

20. Bendradarbiavimas. „Avilys SDP“ leidžia realizuoti tokį duomenų esybių, kūrimo ir gyvavimo ciklo modelį, kuris leistų apibrėžtiems asmenis ar jų grupėms lygiagrečiai ar nuosekliai atlikti sistemoje numatytus darbus, pvz., dokumento rengimas, derinimas, vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas. Kai kurių tipų dokumentams, pvz., teisėkūros dokumentams, „Avilys SDP“ numato taip vadinamas „juodraščio“ stadijas, kuomet rengiamo dokumento turinį gali matyti tik apibrėžtos grupės nariai. Tokio dokumento turinys kitiems pagal prieigos teises prieinamu tampa tik po jo paviešinimo.

21. Ilgalaikis saugojimas. „Avilys SDP“ numato galimybę ilgą ir neribotą laiką saugomus dokumentus perkelti į archyvą. Dokumentų perkėlimo į archyvą metu užtikrinama, kad nepakis dokumentų turinys ir struktūra bei metaduomenys (išskyrus būseną ir su dokumento saugojimu susijusius metaduomenis). Visi dokumento elementai perkeliami kaip integralus vienetas, išsaugomi visi ryšiai tarp bylų ir dokumentų.

 Pagrindiniai moduliai:

Centralizuotas dokumentų saugojimas ir archyvavimas

  • Dokumentų saugojimas duomenų saugyklose
  • Duomenų archyvavimas
  • Neaktualių archyvuotų duomenų šalinimas
  • Įvairios paieškos galimybės
  • Ataskaitos
  • Įvykių auditavimas

Dokumentų ir procesų valdymas

  • Gaunamų, siunčiamų bei vidaus dokumentų registravimas
  • Dokumentų klasifikavimas
  • Dokumentų rengimas, derinimas, vizavimas, pasirašymas ir tvirtinimas
  • Ruošiniai dokumentams rengti
  • Sudėtingų dokumentų rengimo procesas (grupinė veikla)
  • Dokumentų siejimas
  • Turinio konvertavimas, optinis simbolių atpažinimas (OCR), spaudų dėjimas
  • Turinio skenavimas, įkėlimas iš failo, el. laiško
  • Versijų atsekamumas
  • Veiksmų istorija
  • Procesų automatizavimas

Užduočių valdymas

  • Užduočių skyrimas
  • Pavadavimas (darbų perdavimas pavaduojančiam asmeniui)
  • Užduočių vykdymo kontrolė
  • Tarpiniai užduoties vykdymo rezultatai
  • Priminimai ir įspėjimai
  • Galimybė automatiškai uždaryti užduotį

Administravimas

  • Duomenų modelio, procesų ir formų
  • Vidinės organizacinės struktūros (organizacijų, padalinių, etatų, naudotojų ir jų grupių)
  • Išorinių kontaktų (fizinių ir juridinių asmenų)
  • Sistemos rolių ir teisių
  • Klasifikatorių
  • Dokumentų ir turinio failų šablonų
  • Informavimo šablonų
  • Ataskaitų
  • Duomenų patikros ir koregavimo taisyklių
  • Sistemos konfigūracijos
  • Audito įrašų peržiūra

Papildomi moduliai:

  • Sutarčių valdymas (rengimas, etapų valdymas, vertės, datos, būsenos, priminimai)
  • Posėdžių organizavimas (svarstytini klausimai, darbotvarkės, posėdžio protokolo formavimas, derinimas)
  • Elektroninių paslaugų valdymas (paslaugų aprašymų valdymas, publikavimas, prašymų priėmimas, paslaugos vykdymo būsenų, įvykdymo rezultatų teikimas)
  • Teisės aktų valdymas (rengimas, derinimas, publikavimas)
  • Pirkimų informacijos valdymas (pirkimo paraiškos rengimas ir derinimas)
  • Resursų valdymas (posėdžių salių, automobilių, konferencijų įrangos, kt.)
  • Įgyvendinamų projektų valdymas (projekto registravimas, dokumentų susiejimas, užduoties skyrimas projekto komandai)
  • Konsultacijų valdymas (informacijos apie konsultacijas administravimas ir konsultacijų teikimas, konsultacijų užsakymas)